Договор аренды авто с экипажем налогообложение

Особенности бухучета аренды автомобиля

Автомобиль – тот ресурс, без которого сложно обойтись любому предпринимателю и организации. Но в некоторых видах бизнеса он нужен не постоянно, поэтому не всегда целесообразно его приобретение в собственность. В таких случаях выручит аренда. Наиболее часто такой договор заключается с физическим лицом, в основном, это сотрудник. Можно воспользоваться и арендой у организации.

Рассмотрим, как правильно отражать финансовые последствия договора аренды автомобиля в бухгалтерском учете, а также как они отражаются на налогообложении.

Права и возможности арендополучателя автотранспорта

Аренда автотранспортного средства – это заключение договора, согласно которому означенное авто предоставляется во временное пользование его владельцем в пользу арендополучателя (ст. 34 Гражданского Кодекса РФ). Цели применения машины не оговариваются, естественно, по умолчанию они не должны быть незаконными.

Разновидностью аренды является фрахтование – договор на использование транспорта вместе с экипажем (водителем).

Арендодателем авто может выступать лицо любого статуса:

  • физическое;
  • юридическое;
  • индивидуальный предприниматель.

Наниматель машины при согласии арендодателя может заключить безвозмездный договор или договор ссуды. Если для нужд организации используется машина ее сотрудника, которой управляет он сам, фирма компенсирует ему затраты.

Все возможные варианты аренды – наем без экипажа, фрахт, безвозмездная аренда, ссуда или компенсация – по-разному отражаются в бухучете и влияют на налоговую нагрузку.

Договор аренды авто

Гражданский Кодекс РФ в ст. 606 разрешает предоставлять свое имущество, в том числе и автотранспортное средство, во временную эксплуатацию или владение и оформлять это соответствующим договором. Поскольку автомобиль – это движимое имущество, нотариально заверять или регистрировать у государства такой договор нет необходимости.

ВАЖНО! Не имеет значения, на какой срок и с какими особенностями заключается договор аренды – его надо оформлять исключительно в письменном виде.

Сроки действия такого договора могут быть лимитированы, но чаще их не прописывают, и срок действия остается неопределенным (ст. 610 ГК РФ).

Аренда ТС с экипажем (фрахт) предусматривает со стороны арендодателя не только предоставление автомобиля, но и оказание услуг по управлению, ремонту, техническому обслуживанию, хранению и т.п. (ст. 632 ГК РФ).

Члены экипажа являются представителями арендодателя – его работниками. На время действия договора они должны будут выполнять распоряжения арендатора, касающиеся коммерческого применения арендованного транспортного средства. Особенности оплаты их услуг изложены в договоре: если этот пункт пропущен, по умолчанию, членам экипажа платит арендодатель, поскольку их работодателем является именно он.

Аренда автомобиля без экипажа не предусматривает оказания дополнительных услуг, предоставляется в использование только сама автомашина (ст. 642 ГК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если работодатель заключил договор аренды авто со своим сотрудником, это значит, что машина нанята без экипажа, ведь сотрудник не может быть работодателем самому себе.

Бухгалтерский учет операций при аренде автомобиля

Чтобы отразить в бухучете средства, которые связаны со взятием автомобиля в аренду, нужно первичное документальное основание. Таковым признан приемочный акт – документ, свидетельствующий о передаче ТС в пользование арендатора. В нем обязательно значатся:

  • марка и модель автомашины;
  • ее пробег на момент передачи;
  • стоимость данного актива;
  • данные технического осмотра;
  • номер подписанного сторонами договора аренды.

Арендованный автомобиль регистрируется бухгалтером на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства», с него он будет списываться по окончании срока аренды и возвращаться назад владельцу. На баланс по счету 01 «Основные средства» его ставить нельзя, поскольку он не приобретается в собственность. По этой же причине не начисляется амортизация.

Финансы, которые сопровождают процесс аренды, будут отражаться на счетах, касающихся деятельности, которую ведет организация, по дебету счетов:

  • 20 «Основное производство»;
  • 23 «Вспомогательные производства»;
  • 25 «Общепроизводственные расходы»;
  • 26 «Общехозяйственные расходы»;
  • 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»;
  • 44 «Расходы на продажу».

Примеры проводок для арендатора:

  • дебет 20 (44), кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – арендная плата за пользование ТС начислена;
  • дебет 76, кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам» – удержание НДФЛ с суммы оплаты движимого имущества, которое арендовано у физлица;
  • дебет 76, кредит 50 «Касса» (51«Расчетный счет») – передача средств за использование арендованного транспорта.

Примеры проводок для арендодателя:

  • дебет 76, кредит 91.1 «Прочие доходы» – отражаются начисления арендной платы за автомобиль;
  • дебет 51, кредит 76 – получение средств в уплату за аренду автомашины.

Арендодатель остается собственником актива – движимого имущества, которое учитывается на специальном субсчете счета 01. Он продолжает начислять на него обычную амортизацию: дебет 20 «Основное производство», кредит 02 «Амортизация основных средств».

Если владелец авто – сотрудник нанимателя

Договор аренды заключается по форме «без экипажа». Если стороны не договорились об ином, сотрудник – хозяин машины — оплачивает только прохождение техосмотра. Остальные платежи вносит сам арендатор, а именно:

  • страховку;
  • парковку;
  • заправку;
  • ремонт;
  • компенсацию за использование в служебных целях личной машины – арендную плату по договору.

Для организации или физлица-работодателя эти платежи являются расходами, то есть учитываемыми при налогообложении средствами. Чтобы уменьшить налоговую базу, они должны обязательно подкрепляться платежными документами (чеками с заправок, копией страхового талона и т.п.). Бухгалтерский учет подобен описанному выше с учетом нескольких нюансов.

К СВЕДЕНИЮ! Если договор аренды заключен с собственным сотрудником, то вместо счета 76 следует применять счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Пример проводок для аренды автомобиля сотрудника:

  • дебет 0001 – принятие машины сотрудника на забалансовый учет по определенной договором стоимости;
  • дебет 26, кредит 73 – начисление платы за пользование автомобилем работника;
  • дебет 73, кредит 68 – удержание НДФЛ с сотрудника, получившего доход – арендную плату;
  • дебет 73, кредит 51 – перечисление сотруднику арендной платы минус подоходный налог на карточку;
  • дебет 10, кредит 60 – учет топлива и смазочных материалов (по чеку, без налога);
  • дебет 19, кредит 60 – НДС по ГСМ;
  • дебет 68, кредит 19 – вычет НДС;
  • дебет 26, кредит 10 – списание топлива;
  • дебет 90, кредит 26 – учет остальных расходов;
  • 001 – возврат сотруднику автомобиля.

Налоговые вопросы аренды ТС

Следует учесть нюансы начисления НДС, налога на прибыль и подоходного налога, связанного с арендоваными транспортными средствами.

Аренда без экипажа

НДС принимается арендатором к вычету, если соблюдены следующие условия:

  • арендодатель предъявил счета-фактуры с выделенным НДС;
  • автомобиль применяется для действий, облагаемых данным налогом;
  • есть приемочный акт на автомобиль.

Налог на прибыль с аренды автомобиля учитывается в последний день отчетного периода по данному налогу. Иными словами, арендные платежи в качестве расходов уменьшают налоговую базу. Они входят в «Прочие расходы по производству и реализации», если организация применяет метод начисления.

НДФЛ отчисляется у сотрудника, если он сдал в аренду авто своему работодателю, который сам является его налоговым агентом. Он отчисляет 13% с получаемой арендной платы. Если личный автомобиль сдан в аренду другой организации, а не своему начальству, отчислять 13% должен «родной» работодатель.

Аренда с экипажем

Хозяин машины, которую предприятие зафрахтовало, сам обслуживает ее и несет сопутствующие расходы, потому что по факту он как бы временно становится сотрудником предприятия. Оно, в свою очередь, своевременно вносит арендную плату и чаще всего оплачивает расходы на топливо, потому что без него машина не сможет функционировать. Эти затраты и ложатся в основу учета налогооблагаемой базы.

НДС платится по такой же схеме, как и при аренде без экипажа.

НДФЛ в обычном размере 13% удерживается, только если машина принадлежит физическому лицу. Если она в собственности у организации, НДФЛ с зарплаты водителя не платится. То же касается страховых взносов – они удерживаются только при аренде у физлиц.

Налог на прибыль, если владелец авто – физлицо, делится на две группы: расходы на аренду автомобиля и затраты на оплату услуг водителя. Арендные платежи учитываются так же, как если владелец – юрлицо либо автомобиль арендуется без экипажа. А вот плата шоферу может быть признана расходом по-разному:

  • если водитель – не сотрудник организации, это будут затраты на оплату труда;
  • если хозяин машины работает в фирме и «шоферит» на нее свободное время, это будет «прочий расход по реализации и производству».

Все про учет арендованных авто: от налогов до первички и проводок

Довольно часто организации для решения производственных нужд принимают решение приобрести транспортное средство. Покупка автомобиля не всегда и не для всех компаний целесообразна. Нередко решение руководства сводится к аренде автомобиля в целях компании.

Рассмотрим, как правильно отражать расходы на аренду и содержание арендованного автомобиля при исчислении налога на прибыль, в каком случае возникает необходимость уплаты НДФЛ и страховых взносов.

Согласно Гражданскому кодексу существует два вида договора аренды транспортного средства: с экипажем и без (договор аренды транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации). Порядок заключения и форма договора, а также обязанности арендодателя регулируются статьями 642–649 ГК РФ.

Расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, если договором не предусмотрено иное, несет арендатор (статьи 636, 645 и 646 ГК РФ).

Чаще всего организации арендуют транспортные средства юридических или у физических лиц. В зависимости от вида арендодателя и от аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа у организации арендатора возникает различная обязанность по уплате налогов.

Транспортный налог

Следует сразу отметить, что обязанность по уплате транспортного налога закреплена в статье 357 НК РФ за лицом, на которое зарегистрировано транспортное средство.

Таким образом, исчисление и уплату транспортного налога должен осуществлять арендодатель.

Налог на прибыль

Суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе прочих расходов для исчисления налога на прибыль, если:

  • арендованный автомобиль используется для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг,
  • при условии соответствия всем критериям, предусмотренным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

В целях налогообложения прибыли расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, такие, как мойка, покупка запчастей, ГСМ, компания имеет право также включать в расходы (подп. 11 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Вышеуказанные расходы должны быть документально подтверждены и оправданы в соответствии с требованиями законодательства.

В частности, для подтверждения расходов на ГСМ в целях исчисления налога на прибыль, необходимо оформление путевых листов. Кроме подтверждения расходов на ГСМ, данный документ подтверждает в целом экономическую обоснованность и производственную направленность расходов, связанных с использованием транспортного средства.

Читайте также  Какой фирмы тормозные колодки лучше покупать

Таблица 1. Расходы на аренду и обслуживание транспортного средства

Вид расхода

Вид расхода в НУ

Ссылка на законодательство

Расходы на аренду

пп.10 п.1 ст.264 НК

Услуги по управлению автомобилем

Страховые взносы на услуги по управлению

пп.1 п.1 ст.264 НК

Текущий и капитальный ремонт

Расходы на ремонт основных средств*

пп. 1 и 2 ст. 260 НК*

Расходы на содержание

пп. 11 п. 1 ст. 264 НК

Материальные расходы** или

пп. 5 п. 1 ст. 254 НК**

пп. 11 п. 1 ст. 264 НК***

Страхование (ОСАГО, КАСКО)

Расходы на обязательное и добровольное имущественное страхование

пп. 1 п. 1 ст. 263 НК

* если обязанность возложена на арендатора,

** для производственной деятельности,

*** для нужд управления.

Первичные документы

Как было сказано выше, для отражения расходов в налоговом учете необходимо оформлять документы в соответствии с требованиями законодательства.

Расходы на аренду, если иное не предусмотрено договором, можно отражать на основании только договора. Также может быть предусмотрено составление ежемесячного акта на аренду транспортным средством.

Расходы на услуги управления транспортным средством могут быть приняты в налоговом учете на основании оформленных актов на услуги по управлению, составленных согласно требованиям законодательства.

Расходы на ГСМ для налогового учета подтверждаются корректно заполненными путевыми листами.

Рассмотрим подробнее требования к оформлению данного документа и изменений в его форме, вступивших в силу в 2017 году.

Унифицированная форма документа утверждена Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Данная форма предусмотрена для автотранспортных организаций. Если компания таковой не является, то она может руководствоваться в качестве основы данной формой документа и разработать собственную форму путевого листа. Если организация примет решение составлять документ по самостоятельно разработанной форме, то необходимо закрепить данную форму в учетной политике и проверить соответствие документа требованиям 402-ФЗ к реквизитам первичного документа.

В 2017 году вступили в силу Приказы Минтранса (от 18.01.2017 № 17, от 07.11.2017 № 476), которыми были внесены некоторые изменения в порядок оформления данного документа. Напомним, что порядок заполнения путевых листов закреплен в Приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Путевой лист должен обязательно содержать следующую информацию и реквизиты (утверждены разделом II приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152):

  1. наименование и номер путевого листа;
  2. сведения о сроке его действия;
  3. сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  4. сведения о транспортном средстве;
  5. сведения о водителе;
  6. отметка о предрейсовом контроле технического состояния автомобиля (приказ Минтранса РФ от 18 января 2017 г. № 17);
  7. показания одометра при выезде и при заезде;
  8. дата и время выезда и заезда в гараж;
  9. подпись и Ф.И.О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время;
  10. Ф.И.О. водителя;
  11. дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя;
  12. штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который проводит медосмотр.

С 15 декабря 2017 в путевом листе обязательно должна содержаться информация об ОГРН или ОГРИП (в случае ИП) собственника транспортного средства.

Еще одно дополнение — в поле «Сведения о транспортном средстве» появился новый обязательный реквизит. В данном поле необходимо заполнять день (число, месяц, год) и время (часы, минуты), когда был проведен предрейсовый контроль технического состояния автомобиля. Данное поле заполняется, если такой предрейсовый контроль предусмотрен законодательством.

Путевой лист теперь не обязан содержать печать (штамп) организации или ИП.

Важное внимание следует уделить информации о маршруте поездок. Несмотря на отсутствие данного требования в Приказе Минтранса, налоговые органы настаивают на наличии полной информации о маршруте поездок. Формулировка маршрута должна указывать на производственный характер (например, поездка в налоговую инспекцию, на переговоры к заказчику).

Величина расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли не ограничена налоговым законодательством. Нормированию подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (подп.11 п.1 ст.264 НК РФ).

При проверке обоснованности затрат налоговые органы руководствуются Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В случае значительного превышения фактических расходов над указанными нормами налоговыми органами может быть подвергнута сомнению их экономическая обоснованность.

Несмотря на это, организация, учитывая специфику своей деятельности, вправе использовать самостоятельно разработанные нормы, исходя из соответствующей технической документации (с учетом норм, установленных Минтрансом России, или с учетом данных, содержащихся в документах завода — изготовителя автомобиля). Минфин в своих разъяснениях (например, письма от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875) разрешает организациям, которые не являются автотранспортными, не придерживаться норм Минтранса, а разрабатывать свои нормы.

Если организация не является автотранспортной, необходимо закрепить разработанную норму расхода топлива приказом руководителя организации.

Если организация или ИП оказывает транспортные услуги, то они должны вести журнал регистрации путевых листов, который также иногда называют реестром путевых листов (п. 1 ст. 1, п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, п. 17 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

НДФЛ и страховые взносы

Если организация арендует автомобиль у физического лица, то также, как и в случае с юридическим лицом, необходимо заключить договор аренды транспортного средства. В договоре должна содержаться исчерпывающая информация об автомобиле, чтобы можно было точно определить, какое транспортное средство взято в аренду. Так обязательно следует указать марку автомобиля, год выпуска, цвет, номер кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Сведения должны соответствовать паспорту транспортного средства или свидетельства о регистрации.

Доходы, получаемые физическим лицом от сдачи имущества в аренду, а также от оказания услуг являются объектом налогообложения НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ).

Организация, в данном случае оплачивающая услуги аренды, выступает налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). В зависимости от того является физическое лицо резидентом Российской Федерации или нет, ставка налога будет 13% или 30% соответственно.

НДФЛ с арендной платы удерживается при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК). Дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода — из кассы или на банковский счет (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Налог должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.

В зависимости от того оформлен договор аренды с экипажем или без него, будет возникать необходимость исчисления и уплаты страховых взносов.

Если заключен договор аренды без экипажа, то арендная плата, выплачиваемая физическому лицу по договору аренды имущества, страховыми взносами не облагается.

Если заключен договор аренды с экипажем, то есть также предоставляются услуги по управлению транспортным средством, то следует обратить внимание на следующие нюансы:

  1. В договоре необходимо разделить стоимость аренды и стоимость услуг управления,
  2. Как было сказано выше, услуги аренды не являются объектом обложения страховых взносов, но услуги управления облагаются страховыми взносами в ПФР и ФФОМС, так как относятся к выплатам физическому лицу по договору гражданско-правового характера, предметом которого является оказание услуг,
  3. Страховые взносы в ФСС в части страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний уплачиваются в том случае, если это предусмотрено в самом договоре аренды транспортного средства с экипажем (п.1 ст.20.1 закона № 125-ФЗ).

Если в договоре отсутствует разделение сумм аренды и оказания услуг управления, то высока вероятность того, что проверяющие начислят взносы со всей суммы арендной платы. В таком случае свои интересы придется отстаивать в суде.

Бухгалтерский учет

Передача транспортного средства от арендодателя к арендатору оформляется актом приемки-передачи основных средств.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н арендованный автомобиль учитывается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре аренды.

По окончании срока действия договора имущество списывается с забалансового счета арендатора.

Согласно ПБУ 10/99, в случае использования арендованного имущества для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг, суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности. Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления. Таким образом, арендатор отражает арендную плату в бухгалтерском учете в том периоде, к которому она относится.

Арендная плата списывается в зависимости от того, в какой деятельности используется автомобиль. Возможные бухгалтерские проводки при аренде транспортного средства у физического и юридического лица приведены в Таблице 2.

Обратим внимание, что если аренда у физического лица предполагает аренду у сотрудника организации, то в качестве счета расчетов с арендодателем будет использоваться счет 73, в случае аренды у физического лица — ИП или у юридического лица будет использоваться счет 76.

Таблица 2. Бухгалтерские проводки

Договор аренды транспортного средства с экипажем: как переделать шаблон под себя

Справочная / Договоры

Договор аренды транспортного средства с экипажем: как переделать шаблон под себя

🚗 🧑‍✈️ Аренда транспорта с экипажем — это как обычная аренда вещи, только дополненная услугами водителя. Сам арендатор за руль не садится. Такой договор заключают, чтобы развозить сотрудников по домам на микроавтобусе, переносить погрузчиком коробки на складе или копать землю экскаватором. Второе название аренды транспорта с экипажем — фрахтование на время. Если увидите такой заголовок, знайте — это один и тот же договор.

На аренду транспорта с водителем обязательно оформляют письменный договор. Рассказываем, как заполнить шаблон договора под свой бизнес и урегулировать спорные моменты, которые часто встречаются в жизни. Источник — параграф 3.1 ГК РФ.

❌ Важно: договором аренды транспорта нельзя прикрывать трудовые отношения с водителями и экспедиторами. Если в компанию нужен человек с личным автомобилем, который с девяти до шести развозит заказы и подчиняется директору — надо заключить трудовой договор. Если подмена вскроется, компанию оштрафуют и заставят заплатить налоги за неоформленного работника.

Предмет договора: какой транспорт берут в аренду и на каких условиях

Предмет — обычно самый первый пункт договора. В нём пишут, какое конкретно транспортное средство и на каких условиях передают в аренду. Без подробностей договор превращается в бесполезную бумагу. Поэтому в первом разделе важно прописать:

Читайте также  Водительский класс ОСАГО как узнать?

— Что именно стороны должны друг другу. Обычно это аренда + услуги водителя и техобслуживания.

Пример: Арендодатель передаёт во временное владение и пользование Арендатору микроавтобус и оказывает своими силами услуги по его управлению и технической эксплуатации, а Арендатор оплачивает аренду и услуги на условиях настоящего договора.

Если кроме вождения и техобслуживания оказывают допуслуги, например, оформляют транспортные накладные, это добавляют в договор.

— Характеристики транспорта: наименование, марка, номер двигателя и всё остальное.

— Какое допоборудование и документы передают вместе с транспортом.

— Для какой цели транспорт берут в аренду.

Пример: Арендуемое транспортное средство будет использоваться Арендатором для перевозки сотрудников Арендатора.

Пункт про цель нужен обеим сторонам. Арендодателю — чтобы разорвать договор, если, например, на микроавтобусе поедут на сплав вместо перевозки сотрудников по городу. Арендатору — если микроавтобус сломается и станет непригодным для перевозок.

Сдать транспорт в аренду может собственник или другой человек по доверенности от него. Все остальные, включая родственников и деловых партнёров, не могут.

Договор аренды транспорта не нужно регистрировать в ГИБДД.

Доверенность водителям выдаёт арендодатель.

Как передают транспорт арендатору

Передачу транспорта арендатору оформляют актом. Перед этим арендатор хорошо осматривает транспорт. Если есть поломки или что-то не нравится — надо прописать это в акте и указать срок устранения. Без такой формальности арендодатель не обязан что-то чинить — ст. 612 ГК РФ.

С момента подписания акта начисляют арендную плату — считается, что все довольны.

Срок аренды и время использования

В договор записывают срок аренды. Без срока каждая сторона может в любой момент отказаться от договора, предупредив за один месяц — ст. 610 ГК РФ.

Если нужно, прописывают конкретные часы работы водителя.

Пример: Экипаж обязан быть в распоряжении Арендатора и оказывать услуги по управлению погрузчиком с 9.00 до 18.00 часов с понедельника по пятницу.

Арендная плата

Арендную плату рассчитывают двумя способами:

— В твёрдой сумме за день, неделю или месяц.

Пример: Арендная плата за пользование автомобилем и услуги водителя составляет 15 000 рублей ежемесячно.

— В зависимости от отработанного времени — в машино-часах. Обычно так считают плату за работу спецтехники. При сдельной оплате важно прописать, кто и как записывает отработанные часы.

Пример: Размер арендной платы за работу погрузчика составляет 2000 рублей в час.

Представитель Арендатора и водитель погрузчика ежедневно ведут учёт отработанного времени в путевых листах. На основании путевых листов стороны ежемесячно составляют и подписывают акт выполненных работ.

Обычно плату за аренду и услуги водителя не разделяют. Водитель — это сотрудник арендодателя. По оплате с ним арендодатель разбирается сам. Он же несёт остальные расходы. Например, оплачивает проживание, если водителю приходится жить вне дома. Но стороны могут договориться, что арендатор платит водителям напрямую. В этом случае арендатор обязан удерживать НДФЛ с оплаты физлицу. Но это редкий случай.

Вместе с ценой аренды пишут срок и порядок перевода денег.

Пример: Арендатор обязан вносить арендную плату ежемесячно до пятого числа каждого месяца, следующего за расчётным, путём перечисления денежных средств на банковский счёт Арендодателя.

Ремонт и техосмотр

По закону все заботы и расходы на ремонт транспорта лежат на арендодателе. Он платит автосервису, покупает новые детали, проходит техосмотр и обновляет диагностическую карту или свидетельство ТО.

Переложить ремонт на арендатора нельзя. Подобный пункт в договоре не имеет смысла. Даже если арендатор на свои деньги купит зимние шины, то сможет предъявить эти расходы арендодателю.

Оплата бензина

За бензин и другие ГСМ по умолчанию обязан платить арендатор. Но оплату бензина и ГСМ можно переложить на арендодателя — тогда в договор вписывают соответствующий пункт.

ОСАГО и каско

Заключить договор страхования ответственности на транспорт по умолчанию обязан арендодатель. Если стороны хотят — обязанность по оплате полиса ОСАГО можно переложить на арендатора.

Покупать на арендуемый транспорт полис каско не обязан никто. Но такое условие по желанию можно включить в договор и решить, кто платит за страховку.

Пример: Арендатор за свой счёт обязан оформить страхование каско по рискам Ущерб и Хищение на страховую сумму не меньше 1 000 000 рублей.

Субаренда

Арендатор может сдавать транспорт в субаренду без согласия арендодателя. Например, отдать арендованный автомобиль физлицу на выходные. Но в договоре можно это запретить.

Ещё на арендованном транспорте арендатор может зарабатывать. Например, оказывать строительные услуги с помощью экскаватора. Или платно возить грузы на грузовике. Лишь бы это не противоречило цели аренды. Запретить арендатору заключать коммерческие договоры нельзя.

Ответственность за аварию и штрафы ГИБДД

Кто платит пострадавшим в аварии — принципиально. На ремонт чужих машин или лечение пострадавших могут уйти миллионы рублей.

За ДТП и аварии отвечает арендодатель. Правило неизменно, потому что именно его водитель сидит за рулём. Платить пострадавшим будет арендодатель — если, конечно, не хватит денег с ОСАГО или страховки нет совсем.

Тут есть нюанс. Может случиться, что в ДТП виноват арендатор. Например, он ехал как пассажир, распахнул дверь, и в неё врезалась попутная машина. Платить за ущерб всё равно будет арендодатель. Но потом он может через суд взыскать с арендатора деньги, которые выплатил владельцу машины. Так разъяснил Пленум Верховного суда в пункте 22 Постановления № 1 от 26.01.2010.

Штраф за нарушение правил дорожного движения платит арендодатель или сам водитель. Но в любом случае — не арендатор.

Как расторгнуть договор без суда

По закону досрочно разорвать договор аренды можно только через суд и если другая сторона нарушила свои обязанности — ст. 619, 620 ГК РФ.

Правила досрочного расторжения договора лучше упростить. Вариантов два:

— Каждая сторона может отказаться от аренды без причины, просто отправив уведомление.

Пример: Каждая из сторон вправе отказаться от исполнения договора, письменно уведомив другую сторону об этом не позднее чем за пять дней. При этом не исполненные к моменту отказа обязательства, в том числе по осуществлению ремонта, оплате расходов на содержание, сохраняются за сторонами.

— Каждая сторона может отказаться от договора без суда, если вторая сторона нарушила свою обязанность.

Пример: Арендодатель может отказаться от договора аренды, письменно уведомив Арендатора не позднее чем за пять дней, если Арендатор:

нарушает целевое использование автомобиля;

более двух раз подряд по истечении установленного договором срока платежа не вносит арендную плату.

Арендатор может отказаться от договора аренды, письменно уведомив Арендодателя не позднее чем за пять дней, если Арендодатель не производит ремонт транспортного средства или не исполняет другие обязанности из настоящего договора.

Простая онлайн-бухгалтерия для предпринимателей

Сервис заменит вам бухгалтера и поможет сэкономить. Эльба сама подготовит отчётность и отправит её через интернет. Она рассчитает налоги, поможет формировать документы по сделкам и не потребует специальных знаний.

Как правильно вернуть транспортное средство

Когда договор кончается, транспортное средство возвращают по акту. Пока акт не подписали, капает арендная плата, даже если транспортное средство и ключи в реальности уже у арендодателя. Это правило из ст. 622 ГК РФ.

Преимущественное право аренды на новый срок в договорах на транспорт не действует. Арендодатель спокойно может сдать транспорт кому угодно другому.

Кто забирает дополнительное оборудование

Иногда арендатор улучшает транспортное средство, пока пользуется им. После окончания договора работают правила из ст. 623 ГК РФ.

Отделимые улучшения арендатор забирает себе. Например, снимает зимние шины и обогреватель из автомобиля. Но можно прописать наоборот: отделимые улучшения всегда остаются арендодателю.

Неотделимые остаются арендодателю. Например, внутренняя обшивка автомобиля. Но если арендодатель давал письменное согласие на такой ремонт, он обязан его компенсировать или уменьшить на эту сумму арендную плату.

Аренда автомобиля учредителя: какой договор нужно оформить?

При использовании личного автомобиля учредителя в служебных целях отношения учредителя (без оформления трудового с ним договора) с организацией (на ОСНО, УСН доходы минус расходы) могут быть оформлены одним из следующих способов:

— выплата компенсации за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля (ст. 188 ТК РФ);
— аренда транспортного средства с экипажем либо без экипажа (ст.ст. 632, 642 ГК РФ);
— безвозмездное использование автомобиля (ст. 689 ГК РФ).
Верно?

Подскажите, какие налоги придется платить в каждом из 3-х случаев? Какой лучше оформить договор? Возможно оформление путевого листа за весь месяц?

Ответ на вопрос №1
Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях.

Выплата компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях возможна только сотруднику организации, с которым заключен трудовой договор. Данная компенсация предусмотрена ст. 188 ТК РФ, в которой прямо указано, что компенсация выплачивается работнику организации за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
Следовательно, учредитель организации, с которым не заключен трудовой договор, на данный вид компенсации рассчитывать не может.

С уважением, А. Грешкина

Ответ на вопрос №2
Договор аренды транспортного средства без экипажа.

На основании ст. 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.
При этом, организация, являющаяся арендатором транспортного средства, должна ежемесячно начислить арендодателю, арендную плату за пользование автомобилем. В договор аренды можно включить пункты о том, что расходы на ГСМ, техобслуживание и ремонт несет арендатор, то есть организация.
Основанием для учета расходов на ГСМ являются путевые листы и документы на приобретение бензина и прочих ГСМ: кассовые и товарные чеки. Путевыми листами подтверждается производственный характер расходов.
Унифицированные формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, но они обязательны лишь для автотранспортных предприятий. Поэтому если ваша организация таковой не является, то вы можете разработать бланк путевого листа самостоятельно, указав обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 (Письмо МФ РФ от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161).

Читайте также  Можно ли оформить ОСАГО по доверенности

В случае предоставления в аренду учредителем какого-либо имущества (в том числе, автомобиля), доходом учредителя является сумма арендной платы и организация должна выполнять функции налогового агента по НДФЛ. То есть, согласно ст. 224 НК РФ, в день выплаты дохода (перечисления арендной платы), организация, выплачивающая доход учредителю, должна исчислить, удержать из дохода и перечислить в бюджет сумму НДФЛ по ставке 13% (Письма МФ РФ от 16.08.2013 N 03-04-06/33598, от 29.12.2016 N 03-04-05/79439, от 27.08.2015 N 03-04-05/49369, 09.04.2012 N ЕД 4-3/5894, Определение ВАС РФ определение от 13.01.2016 N 304-КГ15-17425).

При этом, выплаты по гражданско-правовым договорам, касающимся передачи имущества в аренду, не подлежат обложению страховыми взносами (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 12.03.2010 N 550-19).

Арендная плата, уплачиваемая по договору аренды автомобиля без экипажа, включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.

С уважением, А. Грешкина

Ответ на вопрос №3
Договор аренды транспортного средства с экипажем.

Согласно ст. 632 ГК РФ по договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации.
Таким образом, сутью договора аренды транспортного средства с экипажем является предоставление, помимо транспортного средства, также и услуг по управлению транспортным средством силами арендодателя.

Арендная плата, уплачиваемая по договору аренды автомобиля с экипажем, включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Вознаграждение за услуги, связанные с технической эксплуатацией и управлением автомобилем, выплачиваемое арендодателю, включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Письмо МФ РФ от 21.09.2012 N 03-03-06/1/495

Документальным подтверждением оказанных услуг, связанных с технической эксплуатацией и управлением автомобилем являются акты приема-передачи услуг, о чем сказано в Письме МФ РФ от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780.

Доход физического лица от сдачи в аренду транспортного средства с экипажем облагается НДФЛ. Организация, выплачивающая физическому лицу указанный доход, признается налоговым агентом по НДФЛ и обязаны исчислить, удержать у физического лица и перечислить в бюджет соответствующую сумму НДФЛ (ст. 226 НК РФ). Исчисление НДФЛ производится по ставке 13%, на дату фактического получения дохода (день перечисления арендной платы), при каждой выплате. НДФЛ перечисляется в бюджет не позднее дня, следующего за днем перечисления арендной платы арендодателю (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Согласно официальной позиции контролирующих органов, в договорах аренды транспортного средства с экипажем, рекомендуется отдельно указывать саму сумму аренды транспортного средства и сумму вознаграждения за услуги управления автомобилем, так как страховые взносы начисляются в следующем порядке:
— сумма оплата за аренду транспортного средства не облагается страховыми взносами (п. 4 ст. 420 НК РФ)
— сумма вознаграждения за услуги управления автомобилем облагается взносами на ОПС и ОМС (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ)

Письмо МФ РФ от 01.11.2017 N 03-15-06/71986

Аренда авто у физлица: налоговый учет

Многие фирмы в силу тех или иных обстоятельств предпочитают не покупать так необходимые в предпринимательской деятельности транспортные средства, а брать их в аренду. На что в таких ситуациях бухгалтеру следует обратить внимание, если в качестве арендодателя выступает физлицо?

Параграфом 3 главы 34 Гражданского кодекса предусмотрено два варианта аренды транспортного средства: с экипажем и без оного. В зависимости от выбранного способа оформления договорных отношений будут варьироваться налоговые обязанности арендатора.

Только автомобиль

По договору аренды (имущественного найма) арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование (ст. 606 ГК). Согласно подпункту 10 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса данный договор предусматривает уплату арендатором арендной платы, которая относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией товаров, работ или услуг.

Размер арендных платежей и порядок их перечисления определяются контрактом, заключенным в установленном гражданским законодательством порядке. В статье 642 Гражданского кодекса говорится о том, что по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору ТС за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

Арендатор в течение всего срока договора обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта (ст. 644 ГК). В то же время статья 645 Гражданского кодекса накладывает на арендатора обязанность своими силами и средствами осуществлять управление арендованным автомобилем и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую. Также арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, и затраты, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК).

В силу пункта 1 статьи 252 Кодекса налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, которыми признаются любые экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Следовательно, расходы фирмы по договору аренды ТС без экипажа, заключенному с физическим лицом, могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль. Также налогооблагаемую прибыль будут уменьшать следующие затраты: на приобретение топлива для обеспечения работы данного автомобиля исходя из фактического пробега и на приобретение запасных частей (письмо Минфина от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81).

Что же касается ЕСН, то здесь дело обстоит следующим образом. соответствии с пунктом 1 статьи 236 Кодекса объект обложения данным налогом — выплаты и иные вознаграждения, начисляемые компаниями в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам. Правда, соцналогом не облагаются выплаты, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества. А посему арендная плата, выплачиваемая физлицу в рамках договора аренды ТС без экипажа, и возмещение расходов по эксплуатации автомобиля не являются объектом обложения ЕСН. Именно такой вывод содержится в письме Минфина от 13 июля 2007 года № 03-04-06-02/138.

Как известно, доходы физических лиц, полученные от сдачи в аренду имущества, облагаются НДФЛ по ставке 13 процентов (установлена п. 1 ст. 224 НК) вне зависимости от вида договора аренды. При этом действующее законодательство не содержит никаких ограничений по кругу лиц, имеющих право заключать договоры аренды транспортных средств. Следовательно, обязанность по удержанию и уплате исчисленного налога возлагается на организацию, являющуюся источником выплаты доходов по контракту, признаваемую в соответствии с пунктом 1 статьи 226 Кодекса налоговым агентом. На этом акцентируют внимание эксперты Минфина в письме от 29 мая 2007 года № 03-04-06-01/164.

Водитель прилагается

Итак, с налогообложением выплат в рамках договора аренды ТС без экипажа разобрались. Но как быть, если физическое лицо предоставляет фирме не только автомобиль, но и услуги по его управлению и технической эксплуатации?

В таком случае оформляется договор аренды транспортного средства с экипажем (ст. 632 ГК). По такому договору обязанность по поддержанию в надлежащем состоянии сданного в аренду ТС, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей, возлагается на арендодателя (ст. 634 ГК).

Согласно статье 637 Гражданского кодекса обязанность страховать транспортное средство и (или) страховать ответственность за ущерб, который может быть причинен в связи с его эксплуатацией, возлагается на арендодателя. При этом арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией автомобиля, в том числе затраты на оплату топлива и других расходуемых материалов и на оплату сборов (ст. 636 ГК).

Отметим, что с налоговой точки зрения данный контракт практически идентичен договору аренды ТС без экипажа. Исключение составляет ЕСН. Арендная плата в части вознаграждения, выплачиваемого в пользу физлица за оказание услуг по управлению и технической эксплуатации ТС, является объектом налогообложения единым социальным налогом (письмо Минфина от 14 июля 2008 г. № 03-04-06-02/73). Необходимо помнить о том, что указанная сумма вознаграждения включается в налоговую базу по ЕСН за минусом части суммы налога, подлежащей уплате в Фонд социального страхования (п. 3 ст. 238 НК).

Бухгалтерский учет

Арендная плата за предоставление транспортного средства и плата за оказание услуг по управлению и технической эксплуатации в бухгалтерском учете признается в составе расходов по обычным видам деятельности. Она отражается по дебету счета учета затрат на производство (расходов на продажу) в корреспонденции с кредитом счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» на последнее число отчетного месяца. Об этом говорится в ПБУ 10/99 «Расходы организации» (утверждено приказом Минфина от 6 мая 1999 г. № 33н) и Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утверждена приказом Минфина от 31 октября 2000 г. № 94н).

Пример

Организация заключила с физическим лицом (не являющимся индивидуальным предпринимателем) договор аренды транспортного средства с экипажем. Ежемесячная арендная плата выплачивается в последний день истекшего месяца аренды. Ежемесячная сумма выплат по договору составляет 40 000 руб., в том числе за услуги по управлению автомобилем и его технической эксплуатации — 23 000 руб. В учете арендатора будут сделаны следующие проводки:

Дебет 20 Кредит 76
— 40 000 руб. — отражены расходы по аренде и вознаграждение по управлению автомобилем;

Дебет 20 Кредит 69-2-1 (часть ЕСН — в федеральный бюджет), 69-3-1 (часть ЕСН — в ФФОМС), 69-3-2 (часть ЕСН — в ТФОМС)
— 5313 руб. = (23 000 руб. × (26% — 2,9%)) — начислен ЕСН;

Дебет 69-2-1 Кредит 69-2-2 (взносы на ОПС — страховая часть трудовой пенсии), 69-2-3 (взносы на ОПС — накопительная часть трудовой пенсии)

— 3220 руб. = (23 000 руб. × 14%) — сумма ЕСН в части, подлежащей уплате в федеральный бюджет, уменьшена на сумму страховых взносов на финансирование трудовой пенсии;

Дебет 76 Кредит 68
— 5200 руб. = (40 000 руб. × 13%) — удержан НДФЛ;

Дебет 76 Кредит 50 (51)
— 34 800 руб. = (40 000 руб. — 5200 руб.) — произведены расчеты с арендодателем (за вычетом удержанного НДФЛ).

Т. Петрухина, эксперт «Федерального агентства финансовой информации»

Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.