Срок действия путевого листа грузового автомобиля

Путевые – 2021: обзор новых требований

Нет времени читать?

Новые правила для путевых листов Минтранс РФ утвердил Приказом от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Документ действует с 1 января 2021 г. до 1 января 2027 г. Новые нормы обязаны соблюдать юрлица и ИП, эксплуатирующие транспортные средства: легковые или грузовые автомобили, автобусы, трамваи и др. Посмотрим, на что обратить внимание, что нового добавить в свой шаблон «путевки».

Новый реквизит — «Сведения о перевозке»

«Сведения о перевозке» — новый обязательный реквизит в путевых листах. В соответствующем поле «путевки» указывайте вид сообщения и вид перевозки транспортного средства.

Возможные виды перевозок (ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ):

  • регулярные,
  • по заказам,
  • на легковом такси.

Виды сообщения (ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ):

  • перевозки пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном, междугородном, международном сообщении;
  • перевозки в городском сообщении в границах населенных пунктов;
  • перевозки в пригородном сообщении между населенными пунктами на расстояние до 50 км включительно;
  • перевозки в междугородном сообщении между населенными пунктами на расстояние более 50 км;
  • перевозки в международном сообщении за пределы РФ или на территорию РФ с пересечением Госграницы РФ, в том числе транзитом через Россию.

Обновленный реквизит «Сведения о транспортном средстве»

Раньше указывали только тип и модель авто, теперь же включили дополнительную информацию. Это:

  • марка транспорта и прицепа, если такой имеется,
  • показания одометра при выезде ТС с парковки и заезде на нее после того, как закончилась смена.

Внимание к отметке о медосмотре и техконтроле

Новые правила гласят: состояние транспортного средства контролирует должностное лицо, ответственное за техобслуживание и эксплуатацию. Если никаких неполадок при проверке машины техник не нашел, ставит отметку «Выпуск на линию разрешен».

Отметки после медосмотра водителя будут такие:

  • для осмотра перед рейсом — «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
  • после рейса — «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Что с другими реквизитами

Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 г. можно условно поделить на две категории. Подробности — в таблице.

Допреквизиты зависят от специфики деятельности организации. Такими реквизитами могут выступать:

  • нормы расхода топлива;
  • маршрут движения транспортного средства;
  • экономия (перерасход) топлива.

Типового путевого листа по-прежнему — нет

Организация может разработать бланк «путевки» сама, учитывая требования к первичной документации. Или доработать под себя унифицированные формы из Постановления Госкомстата России от 28.11.1997 № 78.

Скачать старый бланк Путевого листа в формате Excel, чтобы самостоятельно дополнить новыми реквизитами.

Данные Бланки путевых листов — согласно последним изменения законодательства — не отменены и их использование возможно, но только если внести изменения в форму в соответствии с действующим требованиям к оформлению путевых листов. Если организация добавляет какие-либо реквизиты в унифицированную форму, она должна утвердить готовый документ в качестве первичного в своей учетной политике. Применение унифицированной формы в этом случае будет недостаточно.

Образец заполненного путевого листа с реквизитами 2021 года для:

Внимание: данные образцы — только один из примеров доработки унифицированной формы.

Власти указали, как регистрировать путевые листы электронно

С 2021 г. журнал регистрации путевых листов можно вести в электронном формате, но нужна ЭЦП. То есть все внесенные в журнал сведения надо заверять усиленной квалифицированной электронной подписью.

На какие нормы расхода топлива ориентироваться в 2021 году

Нормы расхода топлива — в Распоряжении Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте».

Все минтрансовские лимиты — рекомендованные, это следует из самого названия НПА, но придерживаться их стоит, чтобы в будущем можно было доказать, что траты экономически оправданы.

На основании норм Минтранса утвердите свои нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.

Какие программы упрощают работу с путевыми листами?

Существуют специальные программы для создания и ведения путевых листов. Они позволят вам использовать готовые формы путевых листов, которые будут сами обновляться в зависимости от требований законодательства.

Помимо этого, решения интегрируются с учетной программой, то есть переносить данные вручную, как из Excel, не придется.

Автоматизируйте процесс! Ниже — инструменты, которые в этом помогут.

«Победасофт:Путевые листы для «1С»

Интегрируется с «1С:Бухгалтерия 8», также допускает автономное использование.

Цена: 14 000 руб.

Весь учет собственного автотранспорта — в одной программе, которая настраивается под любую компанию.

Коробочное решение: 28 500 руб.

Аренда программы в облаке: от 1290 руб./мес.

Предусматривает расширение до полноценной системы мониторинга — вы сможете отслеживать передвижение своих автомобилей и контролировать их состояние.

Коробочное решение: 59 700 руб.,

Аренда программы в облаке: от 1620 руб./мес.

Для тех, кто работает в сфере сельского хозяйства: в «1С:Бухгалтерии сельскохозяйственного предприятия 8» уже встроена функция работы с путевыми листами.

Коробочное решение: 36 000 руб.,

Аренда программы в облаке — 1440 руб./мес.

Автор: Анастасия Ляшенко,
бухгалтер-консультант Линии консультаций «ГЭНДАЛЬФ»

Путевой лист грузового автомобиля

Для контроля работы водителя и автомобиля компании обязаны оформлять путевые листы. Это документ первичного учета. На их основании рассчитывают оплату труда водителю, списывают ГСМ, а также предъявляют заказчику сумму к оплате. Разберемся, как заполнить путевой лист грузового автомобиля с учетом новых правил, которые начали действовать 1 января 2021 года.

Как работать с путевым листом

Заполняет бумагу уполномоченный на это сотрудник компании-владельца автомобиля — это может быть сам руководитель, бухгалтер или диспетчер. Делать это нужно до начала осуществления рейса, если его продолжительность больше, чем рабочая смена шофера, или до начала первого рейса, если за смену водитель делает не один рейс.

Если на один автомобиль оформляют несколько путевых листов, то дату, время и показания одометра указывают таким образом:

  • в лист водителя, выезжающего первым, вносят данные при выезде с парковки;
  • в лист водителя, заезжающего последним, — сведения при заезде автомобиля на парковку.

Важно! С 1 марта 2019 года, согласно приказу Минтранса РФ от 21 декабря 2018 года № 467, начали действовать нововведения. В частности данные с одометра нужно снимать при выезде с «парковки» (а не с «гаража») и въезде на нее. С 2021 года также нужно включать в бланк новые реквизиты: сведения о перевозке, обязательно марку ТС, отметки о предрейсовом и послерейсовом медицинском осмотре водителя и техническом осмотре ТС (приказ Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368).

Формы путевых листов грузовиков содержат отрывные талоны. Часть сведений в них вносит заказчик, часть — исполнитель. Талоны нужны, что выставить заказчику счет за оказанные посредством грузового автомобиля услуги.

Все путевые листы после их закрытия хранятся в бухгалтерии у собственника автомобиля или арендатора. На основании информации из путевого листа бухгалтер рассчитывает заработную плату водителю и списывает затраты на ГСМ и эксплуатацию транспортного средства.

Какой бланк использовать

Существует три формы путевых листов, рекомендованные государством. Это 4-П, 4-С и 4-М. 4-П применяют при повременной оплате труда, 4-С — при сдельной, а 4-М — при междугородних перевозках. Отличий в заполнении этих бланков практически нет.

Формы утверждены постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года № 78, перестали быть обязательными к применению с начала 2013 года. На сегодняшний день эти бланки не содержат все необходимые для путевого листа реквизиты, однако их можно добавить с учетом требований, прописанных в приказе Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368 (он заменил ранее действующий приказ от 18 сентября 2008 года № 152, устанавливающий порядок заполнения путевых листов и перечень их реквизитов).

Заполняем путевой лист грузовика с учетом новых реквизитов 2021 года (на примере доработанной 4-П)

Сначала необходимо указать:

  • Серию и номер путевого листа, дату его выдачи.
  • Наименование организации, ее код по ОКПО, адрес, номер телефона и ОГРН или ОГРНИП (согласно приказу Минтранса от 7 ноября 2017 года № 476).
  • Срок действия листа. Здесь указывают дату: число, месяц, год.
  • Сведения о перевозке. Как заполнять этот реквизит, указано в приказе Минтранса от 3 февраля 2021 года № ДЗ-468-ПГ. Для грузовых автомобилей пишут: «перевозка грузов».

Далее нужно указать информацию об автомобиле, водителе грузовика и т.д.:

  • Режим работы, номер колонны, бригады.
  • Марку ТС, номер парковки (ранее это был номер гаража).
  • Государственный, гаражный номер ТС.
  • ФИО водителя, его табельный номер.
  • Номер удостоверения, класс.
  • Вид лицензии, ее реквизиты.
  • Сведения о прицепах.
Читайте также  Можно ли продать лизинговый автомобиль

После этого следует таблица, куда надо вносить данные о выезде с парковки и возвращении на нее. Отмечают число, месяц, время, показания одометра.

Затем располагается таблица с информацией о движении горючего. Записываем: марку и ее код, сколько горючего выдано, сколько осталось по возвращении на парковку, время работы. Заправщик, механик и диспетчер должны расписаться в своих графах.

После этой таблицы механик и водитель расписываются в том, что сдали и приняли автомобиль.

К сведению! В новых правилах заполнения путевых листов указано, что контролер технического состояния грузовика после проверки ТС должен проставить отметку «Выпуск на линию разрешен». Кроме того, нововведения 2021 года прописывают, какую отметку нужно вносить в лист после медицинского осмотра водителя: после осмотра перед выездом — «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен», по итогам послерейсового осмотра — «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

В задании шоферу отмечают название и адрес заказчика, время прибытия к нему и отбытия от него, сколько часов работал водитель, сколько поездок совершил.

В талонах для предъявления заказчику фирма-исполнитель указывает:

  • Номер и дату составления путевого листа.
  • Оплачиваемое время.
  • Ездки.
  • Присутствовал ли экспедитор.
  • Пробег с грузом и всего.
  • Перепробег.
  • Тонны (массу перевезенных грузов).
  • Тоннокилометры.

На обороте талона заказчик должен указать:

  • Название компании-заказчика.
  • Марку автомобиля, прицеп, их номера.
  • ФИО и должность уполномоченного лица.
  • Время прибытия к заказчику, отбытия к заказчику.
  • Показания одометра.

Отрывной талон должен подписать таксировщик.

На обороте бланка надо отметить сведения о выполнении задания шофером: название фирмы-заказчика, показания приборов, время прибытия к заказчику, маршрут движения.

Также есть таблица для указания, были ли на линии простои, по какой причине и в какое время, какова их продолжительность. Ответственное лицо должно расписаться в подтверждение данных.

Далее расположены таблички, куда вносят сведения о расходе горючего, заработной плате водителя.

Кроме того, необходимо по каждому заказчику заполнить таблицу с такими сведениями (они повторяют данные на отрывных талонах для заказчиков):

  • Оплачиваемое время.
  • Ездки.
  • Присутствовал ли экспедитор.
  • Пробег с грузом и всего.
  • Перепробег.
  • Тонны (массу перевезенных грузов).
  • Тоннокилометры.

К сведению! Данные бумаги необходимо регистрировать в специальном журнале их учета. Такой журнал с 2021 года разрешено вести в электронном виде, но заверять данные в нем нужно усиленной квалифицированной электронной подписью. После «закрытия» путевого листа его хранят в бухгалтерии компании в течение 5 лет.

Бизнесменов штрафуют за поездки без путевых листов

Время чтения: 10 минут

Нет времени читать? Оставьте почту — пришлём ссылку на статью.

Те, кто использует автомобиль для бизнеса, должны оформлять путевые листы. Они понадобятся, чтобы доставить пиццу, перевезти людей в маршрутке или съездить на переговоры. Путевые листы помогут уменьшить налог, контролировать водителя и доказать свою правоту в случае ДТП, а ещё — избежать штрафов от ГИБДД, налоговой и Роструда. Мы расскажем, как заполнить путевой лист, и подскажем, когда можно обойтись без него.

Что такое путевой лист

Путевой лист — это документ, в котором отмечают информацию о времени работы водителя, цели поездки, потраченном топливе и состоянии автомобиля.

Путевые листы должны оформлять организации и ИП, которые:

  1. Возят пассажиров за деньги.
  2. Доставляют товары клиентам и перевозят грузы — свои или за деньги.
  3. Ездят на служебной машине по работе.
  4. Постоянно ездят на своей машине по работе.

Путевые листы не нужны, только если сотрудник компании поехал на служебном автомобиле по своим делам: на рыбалку, за грибами или в магазин. Поездка за счёт компании будет считаться доходом сотрудника. Бухгалтерия заплатит с этого дохода налог на доходы физических лиц (письмо Минфина).

Зачем нужны путевые листы

Снизить налог. Это касается бизнесменов на ОСНО и УСН 15%. Чтобы включить затраты на топливо, платные парковки и СТО в расходы, нужны данные об израсходованном топливе и подтверждающие чеки. Учёт топлива можно вести с помощью путевых листов или данных системы ГЛОНАСС (письмо Минфина). Без подтверждающих документов включить затраты на автомобиль в расходы не удастся.

Контролировать водителя. Перед и после смены в путевых листах отмечают количество израсходованного топлива и километраж. Водитель не сможет слить топливо и заехать потусить к друзьям вместо работы или «залить» 120 литров бензина в машину с баком 40 литров. Без документов ничего не докажешь, а с путевыми листами водителя легко прижучить.

Доказать, что водитель и автомобиль в порядке. Перед сменой штатный водитель обязан пройти медицинский осмотр, а автомобиль — техосмотр. Если в дороге что-то случится и люди или груз пострадают, это поможет доказать, что машина была исправной, а водитель — здоров. Если в путевом листе не будет этой информации, доказать свою правоту не удастся.

Пройти проверку ГИБДД. Это касается индивидуальных предпринимателей и компаний, которые перевозят пассажиров и чужие грузы. Они должны иметь путевые листы (ст. 6 закона 59-ФЗ). Если машина зарегистрирована на ИП или компанию, а багажник и салон забиты круассанами, инспектор наверняка поинтересуется, куда везёте, и попросит путевой лист. Но если вы забросили на заднее сидение десяток ромовых баб для кофейни, ему вряд ли удастся вас прижучить. ГИБДД не имеет права спрашивать у вас путевой лист, если вы едете по делам бизнеса на своём или служебном автомобиле, но ничего и никого не перевозите.

Что должно быть в путевом листе

Путевой лист оформляет индивидуальный предприниматель или сотрудник компании, которому это поручили. Он выписывает документ на каждый автомобиль и заверяет подписью с расшифровкой. Путевой лист нужно оформить до начала рейса, а если водитель за смену делает несколько рейсов — до начала первого.

Организации или индивидуальные предприниматели могут использовать формы путевых листов Минтранса или составить свои. Форму нужно закрепить в учётной политике. Если создаёте свои формы путевых листов, в них нужно вписать обязательные реквизиты — остальное можно добавить от себя.

Название и номер путевого листа. Например, «Путевой лист легкового автомобиля А №11».

Срок действия путевого листа. Если смена водителя не больше одного дня — дата, когда путевой лист можно использовать. Если дольше — даты начала и окончания срока.

Информация о владельце транспорта.

Для юридического лица:

  1. Название.
  2. Организационно-правовая форма.
  3. Адрес.
  4. Номер телефона и основной государственный регистрационный номер (ОГРН).

Для индивидуального предпринимателя:

  1. ФИО.
  2. Почтовый адрес.
  3. Номер телефона.
  4. ОГРН.

Информация о транспортном средстве:

  1. Тип: легковой или грузовой автомобиль, трамвай, троллейбус, автобус.
  2. Модель автомобиля и прицепа, если он есть.
  3. Государственный регистрационный знак.
  4. Показания одометра при выезде автомобиля с парковки.

  • Дата и время выезда с парковки и заезда на парковку. Если на одном транспортном средстве работают несколько водителей, показатели при выезде с парковки ставят в путевом листе первого водителя, а при въезде на парковку — в путевом листе последнего водителя.
  • Дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния. Для этого не обязательно брать в штат автослесаря — можно сотрудничать с автосервисом или автомастерской на аутсорсе.
  • Информация о водителе:

    1. ФИО водителя. Если автомобиль используют несколько водителей, нужно оформить путевой лист на каждого.
    2. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра. Его должен проходить только штатный водитель. Если автомобилем управляет другой сотрудник компании или индивидуальный предприниматель, проходить медицинский осмотр не нужно (ст. 23 закона 196-ФЗ).
      Брать в штат медика не обязательно — можно сотрудничать с частной клиникой на аутсорсе.

    Чтобы затраты на бензин можно было включить в расходы, к путевому листу нужно приложить кассовые чеки. Если заправка находится в стороне от маршрута, у налоговой возникнут вопросы. Налоговики могут потребовать убрать топливо из расходов и доплатить налог.

    Что будет нарушителям

    Госорган Нарушение Штраф для ИП Штраф для юрлиц Статья закона
    Трудовая инспекция Данные в табеле учета рабочего времени и в путевом листе отличаются 1 000 — 5 000 ₽ 30 000 — 50 000 ₽ ст. 5.27 КоАП РФ
    Водителю не оплатили переработанные часы 1 000 — 5 000 ₽ 30 000 — 50 000 ₽ ст. 5.27 КоАП РФ
    Потраченное на мед- и техосмотры время не вошло в рабочее 1 000 — 5 000 ₽ 30 000 — 50 000 ₽ ст. 5.27 КоАП РФ
    Повторное нарушение 10 000 — 20 000 ₽ 50 000 — 70 000 ₽ ст. 5.27 КоАП РФ
    Автомобиль не прошёл техосмотр 2 000 — 5 000 ₽ 50 000 — 80 000 ₽ ст. 5.27.1 КоАП РФ
    Водитель не прошёл медосмотр 15 000 — 25 000 ₽ 110 000 — 130 000 ₽
    Повторное нарушение 30 000 — 40 000 ₽
    или приостановление деятельности до 90 суток

    Памятка

    Организации и индивидуальные предприниматели, которые перевозят пассажиров или грузы за деньги или для своего бизнеса, должны заполнять путевые листы. Это нужно, чтобы:

    • снизить налог;
    • контролировать водителя;
    • доказать, что с машиной и водителем всё в порядке, если в дороге что-то случится;

  • пройти проверку ГИБДД — инспекторы штрафуют тех, кто использует служебный транспорт для бизнеса без путевых листов.
  • Путевой лист не нужен, только если сотрудник компании или предприниматель использует служебный транспорт не по работе. Например, для поездки на рыбалку, шашлыки или за грибами.

    Медосмотр перед каждой сменой должен проходить только штатный водитель, а техосмотр нужен в любом случае — неважно, кто вы: транспортная компания или ИП, который перевозит товары для своего магазина. Не обязательно брать в штат медика и слесаря — можно работать со специалистами на аутсорсе.

    Путевые листы оформляет сам индивидуальный предприниматель или сотрудник компании, которому это поручил руководитель. Компания может использовать формы путевых листов Минтранса или придумать свои, но в них должны быть обязательные реквизиты. Форму нужно прописать в учётной политике и добавить образец в приложении к ней.

    Порядок заполнения путевых листов

    Журнал «Бухгалтерские Вести» (Ст-Пб) №3 январь 2007 В случае неправильного заполнения путевых листов затраты организации на приобретение горюче-смазочных материалов могут быть не признаны при проведении налоговой проверки.

    Журнал «Бухгалтерские Вести» (Ст-Пб) №3 январь 2007

    В случае неправильного заполнения путевых листов затраты организации на приобретение горюче-смазочных материалов могут быть не признаны при проведении налоговой проверки.

    В бухгалтерском учете согласно п. 2 ст. 9 Закона от 21.11.96 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее Закона №129-ФЗ) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

    а) наименование документа;

    б) дату составления документа;

    в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

    г) содержание хозяйственной операции;

    д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

    е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

    ж) личные подписи указанных лиц.

    Унифицированные формы путевых листов

    Путевые листы являются документами первичного учета, подтверждающими произведенные расходы на горюче-смазочные материалы (далее ГСМ).

    В случае неправильного заполнения путевых листов, затраты организации на приобретение ГСМ, принимаемые в качестве материальных расходов согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ), либо в качестве расходов на содержание служебного транспорта в соответствии с подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, могут быть не признаны налоговыми органами при проведении выездной налоговой проверки.

    Унифицированные формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата от 28.11.97 №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее Постановление Госкомстата от 28.11.78 №78).

    Всего, для юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность, связанную с эксплуатацией строительных машин или автомобильного транспорта утверждено восемь унифицированных форм путевых листов.

    По учету работы строительных машин и механизмов:

    • путевой лист строительной машины (форма №ЭСМ-2)

    По учету работ в автомобильном транспорте:

    • путевой лист легкового автомобиля (форма №3);
    • путевой лист специального автомобиля (форма №3спец);
    • путевой лист легкового такси (форма №4);
    • путевой лист грузового автомобиля (форма №4-С);
    • путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-П);
    • путевой лист автобуса (форма №6);
    • путевой лист автобуса необщего пользования (форма №6 спец).

    Для индивидуальных предпринимателей, эксплуатирующих автотранспортные средства на правах собственности, аренды (или других законных основаниях), при осуществлении ими перевозочной деятельности на коммерческой основе, а также за собственный счет для производственных целей Приказом Минтранса РФ от 30.06.00 №68 «О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте» (с изменениями от 22.09.03) утверждены следующие формы путевых листов:

    • путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя (форма №ПГ-1);
    • путевой лист автобуса индивидуального предпринимателя (форма №ПА-1);
    • путевой лист легкового автомобиля индивидуального предпринимателя (форма №ПЛ-1).

    Путевой лист легкового автомобиля

    Рассмотрим порядок заполнения путевого листа на примере одной из наиболее распространенных форм путевых листов, применяемых в организации – «Путевой лист легкового автомобиля (форма №3).

    Путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю.

    Выписывается путевой лист в одном экземпляре диспетчером либо другим лицом, уполномоченным руководителем организации.

    Согласно Указаниям по применению и заполнению форм утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 №78 (далее Указания по применению и заполнению форм), путевой лист легкового автомобиля выдается только на один день или смену. Следующий путевой лист выдается с учетом сдачи водителем путевого листа за предыдущий день работы. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

    Вместе с тем, Минфин России в своих Письмах от 20.09.05 №03-03-04/1/214, от 20.02.06 №03-03-04/1/129, от 16.03.06 №03-03-04/2/77 и от 07.04.06 №03-03-04/1/327 разъяснил, что унифицированная форма №3 «Путевой лист легкового автомобиля» носит обязательный характер только для автотранспортных организаций. Остальные организации могут самостоятельно разработать форму путевого листа или иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде ГСМ, в котором должны быть отражены все обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона №129-ФЗ.

    Самостоятельно разработанную форму путевого листа, необходимо зафиксировать в учетной политике, в соответствии с требованиями п. 5 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации», на это указывает и Письмо УФНС РФ по г. Москве от 13.11.06 №20-12/100253.

    В Письме Минфина РФ от 16.03.06 №03-03-04/2/77 было отмечено, что в том случае, если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного водителем времени, расхода ГСМ, то путевой лист, составленный с такой периодичностью с приложением к нему кассовых чеков, отражающих приобретение ГСМ, может подтверждать вышеуказанные расходы налогоплательщика.

    В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм при заполнении путевого листа обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

    Выдача водителю и сдача им обработанных путевых листов в бухгалтерию фиксируется в специальном журнале учета движения путевых листов (форма № 8) утвержденном Постановлением Госкомстата от 28.11.97 №78.

    Диспетчер, либо уполномоченное руководителем организации лицо в соответствующих графах указывает:

    • наименование, адрес и номер телефона организации;
    • марку и государственный номерной знак автомобиля;
    • Ф.И.О. водителя, номер водительского удостоверения и его класс.

    При осуществлении организацией лицензируемых видов перевозок в строке «Лицензионная карточка» заполняются соответствующие данные. В случае отсутствия лицензируемых видов перевозок строка прочеркивается.

    В разделе «Задание водителю» диспетчером указывается в распоряжение какого подразделения поступает автомобиль и адрес места следования.

    В графах «Время выезда из гаража» и «Время возвращения в гараж» указывается соответствующее время, причем эти данные заверяются подписью диспетчера.

    В графах «Показания спидометра» и «Показание спидометра при возвращении в гараж» механиком организации указывается количество пройденных километров по данным спидометра, соответственно на момент выезда из гаража и при возвращении автомобиля в гараж. Количество пройденных километров по показаниям спидометра при возвращении в гараж должно соответствовать показаниям спидометра при выезде из гаража в следующий день (смену) работы автомобиля.

    Механик организации при выезде автомобиля из гаража и его приемке при возвращении в гараж ставит в путевом листе свою подпись.

    В случае отсутствия в штате организации механика, технический осмотр автомобиля при выезде и возвращении в гараж может осуществлять лицо, уполномоченное руководителем организации имеющее соответствующую квалификацию.

    Водитель, в строке «Автомобиль в технически исправном состоянии принял» должен заверить прием автомобиля своей подписью. Также водитель указывает в путевом листе в соответствующей строке отметки связанные с опозданием, временем ожидания, простоя в пути, заезда в гараж и прочие. При возвращении в гараж и сдаче автомобиля водитель также ставит свою подпись, заверяя данные, указанные в путевом листе.

    В разделе «Движение горючего» необходимо указать:

    • остаток топлива при выезде и возвращении;
    • расход топлива по норме и фактически;
    • количество топлива выданного по заправочному листу.

    Нормативный расход топлива определяется исходя из норм расхода топлива утвержденных приказом руководителя организации.

    При расчете норм расхода топлива следует руководствоваться Руководящим документом Р3112194-0366-03 «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утвержденным Минтрансом РФ 29.04.03 (далее Руководящий документ Минтранса РФ). В случае отсутствия определенной марки, модели в Руководящем документе Минтранса РФ, необходимо руководствоваться характеристиками расхода топлива автомобиля указанными производителем данной марки, модели.

    Согласно Руководящему документу Минтранса РФ норма расхода топлива может повышаться или уменьшаться в зависимости от условий эксплуатации автомобиля (времени года, срока эксплуатации автомобиля, использования кондиционера, населенного пункта и прочего).

    Расчет нормативного расхода топлива за день (смену)

    ПУТЕВОЙ ЛИСТ

    ДВИЖЕНИЕ РАСХОДА ТОПЛИВА ЧЕРЕЗ ПУТЕВОЙ ЛИСТ

    НУЖЕН ЛИ ПУТЕВОЙ ЛИСТ И КАКОЙ ФОРМОЙ ПОЛЬЗОВАТЬСЯ

    В соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) в целях налогообложения налогом на прибыль организаций расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
    Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

    Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

    На основании пункта 1 статьи 11 Кодекса институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в Кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства.

    В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, поименованные в указанной статье.

    Форма N 3 «Путевой лист легкового автомобиля», утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер для автотранспортных организаций.

    Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно:

    а) наименование документа;
    б) дата составления документа;
    в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
    г) содержание хозяйственной операции;
    д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
    е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
    ж) личные подписи указанных лиц.

    При этом первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.

    В том случае, если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, считаем, что путевой лист, составленный с такой периодичностью с приложением к нему кассовых чеков, отражающих приобретение указанных материалов, может подтверждать вышеназванные расходы налогоплательщика.
    Заместитель директора Департамента таможенно-тарифной политики Министерства финансов РФ
    А.И. Иванеев

    КОММЕНТИРУЕМ ПИСЬМО МИНФИНА О ПУТЕВОМ ЛИСТЕ

    …Чем хорош мой сайт, так это тем, что на внутренние документы, которые ведет ваша организация я смотрю с разных точек зрения и оцениваю их с точки зрения бухгалтерского дела, обеспечения безопасности дорожного движения и охраны труда.

    ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЭТО УНИВЕРСАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ

    НА КАКОЙ СРОК МОЖНО ВЫПИСЫВАТЬ ПУТЕВОЙ ЛИСТ

    Если у вас случается, что водитель, специалист или руководитель используют служебный автомобиль в личных целях, то как документировать этот вопрос, можно узнать ЗДЕСЬ

    ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ РЕКВИЗИТОВ И ПОРЯДКА ЗАПОЛНЕНИЯ ПУТЕВЫХ ЛИСТОВ

    Приказ Минтранса РФ от 18 сентября 2008 г. N 152

    I. Общие положения

    1. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов разработаны в соответствии с Федеральным законом от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 46, ст. 5555).
    2. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

    II. Обязательные реквизиты путевого листа

    3. Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:
    1) наименование и номер путевого листа;
    2) сведения о сроке действия путевого листа;
    3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
    4) сведения о транспортном средстве;
    5) сведения о водителе.
    4. Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.
    5. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:
    1) для юридического лица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;
    2) для индивидуального предпринимателя — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.
    6. Сведения о транспортном средстве включают:
    1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того — модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;
    2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;
    3) показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
    4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.
    7. Сведения о водителе включают:
    1) фамилию, имя, отчество водителя;
    2) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
    8. На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.

    III. Порядок заполнения путевого листа

    9. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.
    10. Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.
    11. Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.
    12. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. В заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании.
    13. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.
    14. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на указанную стоянку проставляются индивидуальным предпринимателем в случае, если указанный предприниматель совмещает обязанности водителя.
    15. В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку — в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку.
    16. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.
    17. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.
    18. Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет….